Fattura Elettronica: convertitore in PDF, cos’è e come funziona

La fattura elettronica è un documento digitale che, dal 2019, rappresenta l’unico formato accettato per la maggior parte delle transazioni economiche in Italia. Questo sistema è stato introdotto per semplificare la gestione fiscale, aumentare la trasparenza e combattere l’evasione fiscale. In questo articolo vedremo cos’è esattamente una fattura elettronica, come si crea, quali sono i suoi vantaggi e, infine, come convertirla in un formato leggibile come il PDF.

Cos’è la Fattura Elettronica?

La fattura elettronica è una fattura emessa, ricevuta e conservata in formato digitale, secondo uno standard stabilito dall’Agenzia delle Entrate. Diversamente dalla fattura tradizionale su carta, la fattura elettronica non può essere un semplice documento PDF; deve infatti seguire un preciso tracciato elettronico in formato XML (eXtensible Markup Language). Questo file XML contiene tutte le informazioni richieste per la fatturazione, strutturate in modo che possano essere lette non solo dalle persone, ma soprattutto dai sistemi informatici.

In Italia, l’adozione della fattura elettronica è diventata obbligatoria a partire dal 1 gennaio 2019 per tutte le transazioni tra privati, aziende e Pubblica Amministrazione. Il formato XML della fattura elettronica permette di verificare i dati in modo automatico, facilitando il controllo da parte delle autorità fiscali.

Perché è stato introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica?

La fattura elettronica è stata introdotta principalmente per:

• Ridurre l’evasione fiscale : grazie alla digitalizzazione, le transazioni economiche sono tracciabili e facilmente verificabili.
• Ottimizzare la gestione fiscale : la digitalizzazione delle fatture permette di ridurre i tempi di elaborazione e gestione, automatizzando alcuni processi e migliorando l’efficienza.
• Risparmiare sui costi : con la riduzione dell’uso di carta e del tempo impiegato per la gestione manuale, aziende e professionisti possono risparmiare in modo significativo.

Come si crea una fattura elettronica?

Per creare una fattura elettronica è necessario utilizzare un software apposito o rivolgersi a piattaforme online che offrono servizi di fatturazione elettronica. Di seguito sono elencati i passaggi principali per la creazione:

1. Raccolta delle informazioni : una fattura elettronica deve contenere tutte le informazioni essenziali della fatturazione tradizionale, come:
   • Dati del venditore e del compratore (nome, ragione sociale, partita IVA, ecc.);
   • Dettagli della transazione (descrizione dei prodotti o servizi, quantità, prezzo unitario e totale);
   • Dettagli fiscali (aliquota IVA, imposte, ecc.);
   • Numero di fattura e dati di emissione.
2. Creazione del file XML : il software di fatturazione converte le informazioni raccolte in un file XML strutturato secondo le specifiche dettate dall’Agenzia delle Entrate.
3. Trasmissione tramite il Sistema di Interscambio (SdI) : una volta generata la fattura XML, questa deve essere trasmessa all’Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di Interscambio (SdI), che è l’unico canale ufficiale per la gestione delle fatture elettroniche in Italia . Il SdI svolge il ruolo di intermediario: controlla la correttezza dei dati, verifica l’autenticità della fattura e la consegna al destinatario.
4. Conservazione digitale : la normativa richiede che tutte le fatture elettroniche siano conservate in formato digitale per almeno 10 anni, garantendo che siano sempre disponibili in caso di controlli fiscali. La conservazione digitale richiede un software certificato per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti.

Vantaggi e svantaggi della fattura elettronica

Vantaggi:

• Tracciabilità e controllo : la digitalizzazione delle fatture permette un controllo più efficace e immediato da parte delle autorità fiscali.
• Risparmio di tempo e denaro : la gestione elettronica delle fatture riduce il tempo necessario per il loro trattamento e archiviazione.
• Automazione dei processi : molti software per la fatturazione elettronica consentono l’automatizzazione di alcuni processi, come la trasmissione al Sistema di Interscambio e la conservazione digitale.
• Accesso semplificato ai dati : l’archiviazione digitale permette di accedere alle fatture in qualsiasi momento senza dover cercare tra montagne di carta.

Svantaggi:

• Costi iniziali di adeguamento : per le aziende ei professionisti, l’adozione della fattura elettronica ha comportato un investimento iniziale in software e formazione.
• Complessità : la fattura elettronica in formato XML non è intuitiva da leggere e interpretare per una persona comune senza specifiche competenze tecniche.

Vieni a convertire una fattura elettronica in PDF

Dato che il formato XML non è facilmente leggibile da tutti, molte persone e aziende si trovano a dover convertire le fatture elettroniche in un formato più intuitivo, come il PDF. Per effettuare questa conversione è possibile utilizzare vari strumenti online. Di seguito, alcuni passaggi e risorse utili per convertire una fattura elettronica da XML in PDF.

1. Utilizzo di strumenti online : esistono piattaforme che offrono servizi gratuiti per la conversione di file XML in PDF. Basta caricare il file XML e il sistema lo trasforma in un PDF leggibile, mantenendo tutte le informazioni della fattura.
2. Software di fatturazione : la maggior parte dei software per la gestione delle fatture elettroniche include una funzione di esportazione diretta da XML a PDF. Questa funzione è particolarmente utile per chi gestisce molte fatture e necessita di un metodo veloce per visualizzarle in PDF.
3. Siti per la conversione online : alcuni strumenti online gratuiti e affidabili per la conversione includono:
   • Convertitore XML2PDF
   • Convertire XML in PDF online
   • FatturaPA PDF Viewer – strumento specifico per le fatture elettroniche italiane.

Domande Frequenti sulla Fattura Elettronica

1. La fattura elettronica è obbligatoria per tutti? La fattura elettronica è obbligatoria per tutte le aziende, professionisti e partite IVA in Italia, ad eccezione di alcuni regimi fiscali agevolati (come il regime forfettario, anche se sono previsti cambiamenti futuri).
2. È possibile inviare una fattura elettronica direttamente tramite email? No, la fattura elettronica deve essere trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Tuttavia, una copia della fattura in formato PDF può essere inviata via e-mail come riferimento, ma non ha valore legale.
3. Come posso accedere alle fatture elettroniche che ricevo? Le fatture elettroniche ricevute possono essere consultate direttamente tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate, nella sezione dedicata alle “Fatture e Corrispettivi”. Per accedere a questa sezione è necessario autenticarsi tramite SPID, CNS o CIE.
4. Posso conservare le fatture elettroniche solo in formato PDF? No, la normativa richiede la conservazione della fattura elettronica in formato XML per almeno 10 anni, poiché solo il formato XML garantisce l’autenticità e l’integrità del documento. Il PDF può essere utilizzato solo come copia di cortesia per una consultazione più agevole.

Conclusioni

La fattura elettronica rappresenta un importante passo avanti nella digitalizzazione del sistema fiscale italiano. Anche se può sembrare complesso all’inizio, offre numerosi vantaggi in termini di tracciabilità, efficienza e risparmio di risorse. La conversione da XML a PDF può semplificare la lettura e la gestione delle fatture per chi non è abituato a questo nuovo formato.