Fattura Elettronica PA: Agenzia delle Entrate, rifiutata, cosa fare e firma digitale

La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione (PA) è un obbligo per tutti i fornitori di beni e servizi destinati agli enti pubblici. Questo processo mira a garantire maggiore trasparenza, efficienza e tracciabilità nelle transazioni economiche tra privati e PA. In questa guida dettagliata, esploreremo cos’è la fattura elettronica per la PA, come predisporla, inviarla e gestire eventuali rifiuti, fornendo tutte le informazioni utili per una corretta gestione.

Cos’è la Fattura Elettronica per la Pubblica Amministrazione

La fattura elettronica è un documento digitale che sostituisce la tradizionale fattura cartacea. Nel contesto della Pubblica Amministrazione, la fattura elettronica è obbligatoria dal 31 marzo 2015 per tutte le transazioni tra fornitori e PA. Questo obbligo è stato esteso successivamente anche alle transazioni tra privati, ma con specifiche particolarità per le PA.

La fattura elettronica destinata alla PA deve essere redatta in formato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio standard che consente la strutturazione dei dati in modo leggibile sia per l’uomo che per le macchine. Questo formato garantisce l’interoperabilità tra i diversi sistemi informatici utilizzati dalle amministrazioni pubbliche e dai fornitori.

Come Predisporre una Fattura Elettronica per la PA

La predisposizione di una fattura elettronica per la PA richiede attenzione a specifici dettagli e l’inclusione di informazioni obbligatorie. Ecco i passaggi fondamentali:

1. Raccolta delle Informazioni Necessarie:
   • Dati del Fornitore: Ragione sociale, indirizzo, partita IVA/codice fiscale.
   • Dati del Cliente (PA): Denominazione dell’ente, codice univoco ufficio (CUU), indirizzo.
   • Codice Identificativo di Gara (CIG) e Codice Unico di Progetto (CUP): Se applicabili, questi codici devono essere inclusi nella fattura. Il CIG è obbligatorio per tutte le procedure di acquisto di lavori, servizi e forniture, mentre il CUP è necessario per progetti di investimento pubblico.
2. Creazione della Fattura in Formato XML:
   • Utilizzare software specifici o servizi online che permettono la creazione di fatture elettroniche in formato XML conforme alle specifiche tecniche stabilite dall’Agenzia delle Entrate.
   • Assicurarsi che tutti i campi obbligatori siano compilati correttamente, inclusi i dati relativi all’IVA, descrizione dei beni o servizi forniti, quantità, prezzo unitario e totale.
3. Firma Digitale:
   • La fattura elettronica deve essere firmata digitalmente utilizzando un certificato qualificato. La firma digitale garantisce l’autenticità e l’integrità del documento, assicurando che non sia stato alterato dopo la sua creazione.

Come Inviare la Fattura Elettronica alla PA

Una volta predisposta e firmata digitalmente, la fattura elettronica deve essere inviata alla PA attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), una piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate che funge da intermediario tra i fornitori e le amministrazioni pubbliche.

Passaggi per l’Invio:

1. Trasmissione al SdI:
   • La trasmissione può avvenire tramite diversi canali:
     • PEC (Posta Elettronica Certificata): Inviare la fattura all’indirizzo PEC del SdI.
     • Servizi Web (SDICoop): Utilizzare servizi di cooperazione applicativa su rete Internet.
     • FTP (SDIFTP): Trasmissione tramite protocollo FTP.
     • SPCoop: Servizi di cooperazione applicativa su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività).
2. Ricezione delle Notifiche:
   • Dopo l’invio, il SdI effettua una serie di controlli formali sulla fattura:
     • Notifica di Scarto: Se la fattura non supera i controlli, viene emessa una notifica di scarto con l’indicazione degli errori riscontrati. In questo caso, la fattura si considera non emessa e deve essere corretta e inviata nuovamente.
     • Ricevuta di Consegna: Se la fattura supera i controlli, il SdI la inoltra alla PA destinataria e invia al fornitore una ricevuta di consegna.
3. Esito dalla PA:
   • La PA ha 15 giorni di tempo per accettare o rifiutare la fattura:
     • Notifica di Esito (Accettazione o Rifiuto): La PA invia al SdI una notifica di esito che viene poi trasmessa al fornitore. In caso di rifiuto, la notifica contiene la motivazione dettagliata.

Gestione delle Fatture Elettroniche Rifiutate dalla PA

Può accadere che una fattura elettronica venga rifiutata dalla PA. È importante sapere come gestire questa situazione per evitare complicazioni amministrative e fiscali.

Motivi di Rifiuto

Secondo il decreto MEF n. 132/2020, le PA possono rifiutare una fattura elettronica solo in specifici casi:

1. Operazione Non Effettuata: La fattura si riferisce a un’operazione non realizzata a favore della PA destinataria.
2. Errore o Omissione del CIG o CUP: Mancata o errata indicazione del Codice Identificativo di Gara o del Codice Unico di Progetto.
3. Errore o Omissione del Codice di Repertorio: Riguarda dispositivi medici e farmaci.
4. Errore o Omissione del Codice di Autorizzazione all’Immissione in Commercio (AIC): Specifico per prodotti farmaceutici.
5. Errore o Omissione del Numero e Data della Determinazione Dirigenziale d’Impegno di Spesa: Rilevante per fatture emesse verso Regioni ed enti locali.

Procedura da Seguire in Caso di Rifiuto

1. Analisi del Motivo del Rifiuto:
   • Esaminare attentamente la notifica di rifiuto ricevuta per comprendere la motivazione specifica.
2. Emissione di Nota di Credito:
   • Emettere una nota di credito per stornare completamente la fattura rifiutata. Questo passaggio è fondamentale poiché, nonostante il rifiuto, la fattura è considerata fiscalmente emessa e deve essere annullata con una nota di credito.
3. Emissione di una Nuova Fattura:
   • Una volta emessa la nota di credito, correggere gli errori segnalati dalla PA e generare una nuova fattura elettronica con i dati corretti.
   • La nuova fattura dovrà essere nuovamente firmata digitalmente e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI).

Conservazione della Fattura Elettronica per la PA

Un aspetto fondamentale della fatturazione elettronica è la conservazione a norma dei documenti. Secondo la normativa vigente, tutte le fatture elettroniche, comprese quelle inviate alla PA, devono essere conservate digitalmente per un periodo di almeno 10 anni.

Metodi di Conservazione

1. Conservazione Elettronica a Norma:
   • La conservazione deve rispettare le regole definite dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dal DPCM 3 dicembre 2013.
   • È possibile avvalersi di servizi di conservazione digitale offerti da soggetti accreditati dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).
2. Software e Servizi Online:
   • L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione per le fatture elettroniche.
   • In alternativa, si possono utilizzare soluzioni di conservazione offerte da provider privati, spesso integrate con i software di fatturazione elettronica.

Sanzioni per Errori o Omessa Emissione della Fattura Elettronica

L’inosservanza degli obblighi relativi alla fatturazione elettronica verso la PA può comportare sanzioni fiscali. Le principali casistiche di sanzione includono:

• Omessa emissione della fattura elettronica: Sanzione compresa tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’importo non documentato.
• Errata trasmissione della fattura: Se la fattura è inviata con dati errati e non corretta in tempo utile, si applicano sanzioni da 250 a 2.000 euro.
• Mancata conservazione digitale delle fatture: Può comportare sanzioni amministrative.

Domande Frequenti sulla Fattura Elettronica alla PA

1. Posso inviare una fattura elettronica in PDF alla PA?

No, le fatture elettroniche per la PA devono essere inviate esclusivamente in formato XML tramite il Sistema di Interscambio. Un semplice PDF non è considerato valido.

2. Qual è il tempo massimo per l’emissione della fattura elettronica?

La fattura elettronica deve essere emessa entro 12 giorni dalla data dell’operazione.

3. Cosa succede se la PA non accetta la fattura entro 15 giorni?

Se la PA non accetta né rifiuta la fattura entro 15 giorni dalla ricezione, la fattura si considera tacitamente accettata.

4. Devo registrare le fatture elettroniche nel mio sistema contabile?

Sì, la registrazione delle fatture elettroniche è obbligatoria e deve essere effettuata secondo le normali procedure contabili.

Conclusione

L’emissione della fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione è un processo che richiede attenzione e precisione, ma con gli strumenti adeguati e la conoscenza delle procedure può essere gestito senza difficoltà. Seguendo questa guida, sarai in grado di predisporre, inviare e gestire correttamente le fatture elettroniche destinate agli enti pubblici, evitando errori e sanzioni.